Как предприятиям и организациям экономить на закупке расходных материалов?

Хотя расходные материалы далеко не главная статья расходов предприятия, но без них не обойтись. Поэтому обеспечить своевременную и бесперебойную поставку расходников — приоритетная задача офис-менеджера или закупщика. А умение сэкономить на закупках — высший пилотаж, который  демонстрирует руководству эффективность специалиста.  

Предлагаем пошаговый план, как выгодно купить расходные материалы, чтобы сэкономить свое время и деньги предприятия. 

Начните с планирования

 Худший вариант организации работы компании, какой только можно придумать — когда деньги на расходные материалы выделяют по мере надобности в заявленном количестве. Сэкономить в этом случае можно только покупая дешевые товары, и о планировании речи не идет.

Чаще на предприятии предусмотрен месячный бюджет на канцтовары и хозяйственные нужды. Здесь основная задача — правильное распределение средств. В этом поможет планирование закупок. Конечно, сначала нужно  посидеть над расчетами, но вскоре вы увидите, что результат того стоит.

Проанализируйте условия использования расходных материалов

Есть предметы, которые должны быть у каждого сотрудника, а есть и такие, которые можно закупить по одному на несколько человек (дырокол, степлер и т. д.). Это обоснованные меры, если эффективность работы персонала не пострадает.

Ведите записи о выданных расходных материалах

На первый взгляд учет каждой ручки или бутылки моющего средства кажется бессмысленной тратой времени, но с этой статистикой вы сможете определить потребность в расходных материалах и понять, не допускается ли их перерасход.

Организуйте сбор заявок сотрудников на расходные материалы

Это поможет более точно установить востребованные позиции и избежать ненужных трат.   

Контролируйте остатки

Некоторые сотрудники склонны заказывать расходники «про запас». Разница между выданным в начале месяца количеством расходных материалов и остатком у сотрудника на конец месяца покажет реальную потребность в них.

Установите обоснованные ограничения

Если вы все-таки заметили нерациональное использование расходных материалов, стоит по согласованию с руководством ввести нормы расхода. В таком случае, если по норме сотрудник может получить только две пачки бумаги, он будет расходовать ее более экономно.

Самое сложное здесь, правильно нормировать расходные материалы. В этом и поможет анализ данных, которые получены путем учета расхода материалов и сбора заявок. Нормы всегда можно и нужно корректировать с учетом изменения масштаба деятельности предприятия, количества сотрудников и их задач. В то же время, очень важно следить за тем, чтобы желание сэкономить на расходных материалах не стало причиной торможения рабочих процессов.  Если придется срочно докупать недостающие товары в ближайшем магазине по розничным ценам, ваши усилия по экономии вряд ли будут по заслугам оценены руководством и коллегами. И здесь мы переходим к вопросу экономии на этапе закупки расходных материалов.

Посчитайте реальную выгоду

Многие, стараясь сэкономить, делают следующее:

• выбирают самые дешевые расходные материалы из аналогов, представленных на рынке
• мониторят предложения и покупают товары с минимальной ценой у разных поставщиков.

Первый способ обоснован, если нет существенной разницы по качеству между дешевым и более дорогим продуктом. Также нет смысла покупать дорогие расходники, если качество не приоритетно в процессе эксплуатации.

Второй подход предполагает необоснованные затраты времени самого сотрудника, ответственного за закупку: на мониторинг рынка, контроль оплаты, доставки, прием товара. К тому же возрастает нагрузка на бухгалтерию, которая вынуждена работать с разными контрагентами. Условия доставки мелких партий также обычно менее выгодны, а при самовывозе нужно учитывать стоимость бензина. Получается сомнительная экономия.

Найдите «своего» поставщика

Практика показывает, что выгоднее покупать расходные материалы в одном месте. Как найти подходящую компанию среди обилия предложений? Можно смело начинать сотрудничество, если поставщик:

• крупный и давно работает на рынке
• располагает широким и постоянно обновляющимся ассортиментом товаров
• предлагает постоянным клиентам выгодные финансовые условия, акции, скидки
• предоставляет на всю продукцию сертификаты
• обеспечивает комфортные условия заказа, помощь специалистов в формировании списка покупок
• доставляет заказ в офис с документами
• имеет сайт с удобным каталогом и навигацией, на котором можно делать покупки круглосуточно в несколько кликов и сохранять историю покупок.

Работая с компанией «ОфисМенеджер», вы получите возможность регулировать бюджет на закупки. Кроме того, сократите время на поиск необходимых товаров, сможете контролировать и корректировать заказ на всех этапах. Это поможет сэкономить ваше время и средства предприятия, наладить бесперебойную поставку расходных материалов.

 

Остались вопросы?

Оставьте заявку, и наша команда ответит на интересующие вас вопросы.